A los señores Párrocos
y Administradores parroquiales de la Diócesis de Querétaro:
Salud, paz y bendición en el Señor Jesucristo.
De acuerdo a lo establecido por el Código de Derecho Canónico y las Normas Complementarias al Código de Derecho Canónico de la Conferencia del Episcopado Mexicano, les recuerdo y dispongo lo siguiente:
1°. En cada Parroquia, el Párroco ha de llevar al corriente los libros parroquiales de Bautizos, Confirmaciones, Matrimonios, Defunciones y Providencias Diocesanas, cuidando que esos libros se anoten con exactitud, se utilice tinta indeleble y se guarden diligentemente (c.535 & I).
2°. Los documentos sueltos se reunirán en legajos clasificados según las materias y con su respectivo número de orden, según la fecha de recibo (Por ejemplo: «Legajo No. 2, Documento No. 5). Cuando sean pocos los documentos, se dispondrán por orden cronológico en un solo legajo. Cada legajo se colocará en una carpeta.
3°. Se hará un índice general de los libros y legajos del Archivo parroquial, y uno particular de cada libro o legajo, en que se indiquen las actas o documentos que contenga.
4°. Los libros del Archivo parroquial estarán resguardados bajo llave, custodiada por el Párroco.
5°. Sólo con el permiso expreso del Párroco y por justa razón, se permitirá el acceso a los libros y documentos del Archivo parroquial a sacerdotes y personas de absoluta confianza, cuidando que no se alteren ni mutilen los documentos.
6°. Sólo con la autorización escrita del Ordinario del lugar podrán sacarse del Archivo Parroquial los libros o documentos originales, dejando en poder el Párroco un recibo firmado en el que conste el documento que se extrajo, la fecha de extracción y de devolución.
7°. Los datos de los libros parroquiales permanecerán siempre inalterables. Si es necesario hacer alguna corrección, sólo se hace la anotación en el margen, haciendo referencia a los decretos dados por la Vicaría Judicial y expidiendo las actas de acuerdo a dichos decretos, los cuales se conservarán en el legajo correspondiente.
8°. Queda revocada la disposición diocesana de enviar una copia auténtica de los libros parroquiales a la Curia Diocesana, exigida por el anterior Código de Derecho Canónico de 1917 (c 470 & 3), y que el actual Código no contempla. Esta disposición aligera el trabajo parroquial, pero subraya la responsabilidad de los señores Párrocos de conservar los libros y documentos parroquiales en buen estado y de prestar un servicio eficiente a los fieles.
9°. Se exhorta a los señores Decanos a cumplir con el deber y derecho, durante la visita anual a las parroquias de su Decanato, de vigilar para que en todas las Notarías se lleven y guarden convenientemente los libros parroquiales (c. 555, &3), y se deje constancia fidedigna de la acción pastoral en la parroquia.
Santiago de Querétaro, Qro., 27 de marzo de 2008.
† Mario de Gasperín Gasperín Obispo de Querétaro Hna. Lic. Ana Isabel Romero Ugalde, mjh Secretaria Canciller